Είναι σημαντικό να παρατηρούμε άτομα με υψηλή παραγωγικότητα, καθώς μελετώντας τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν αποτελεσματικά και ξεπερνούν τις προκλήσεις που βιώνουμε όλοι καθημερινά, μπορούμε να ενισχύσουμε τη δική μας παραγωγικότητα.
Είναι πολύ ενδιαφέρον πως οι πιο αποτελεσματικοί στην εργασία τους άνθρωποι ξεπερνούν σημαντικές προκλήσεις της καθημερινότητας όπως βαρετές δουλειές που πρέπει να γίνουν, ή απάντηση σε email και μηνύματα εν ώρα εργασίας αλλά και η εστίαση και ολοκλήρωση των πιο σημαντικών εργασιών ρουτίνας.
Ακολουθούν 10 πρακτικές που έχουν παρατηρηθεί από ιδιαίτερα παραγωγικούς ανθρώπους.
- Επικεντρωθείτε πρώτα στις πιο σημαντικές εργασίες
Η θεωρία πίσω από τις πιο σημαντικές εργασίες είναι η δημιουργία μιας λίστας που θα περιλαμβάνει τις σημαντικότερες εργασίες της ημέρας και τις λιγότερο σημαντικές. Με τον τρόπο αυτό θα έχετε την δυνατότητα να ελέγχετε την λίστα σας και έτσι να καταλήξετε στην ολοκλήρωση αρχικά των σημαντικών και αργότερα των λιγότερο σημαντικών εργασιών σας.
Αφιερώστε λίγα λεπτά στην αρχή της ημέρας για να επιλέξετε 1 με 3 τα πράγματα που πρέπει οπωσδήποτε να τελειώσετε μέχρι το τέλος της ημέρας.
- Δημιουργία λίστας απόσπασης προσοχής
Με emails, μέσα κοινωνικής δικτύωσης και χίλια άλλα πράγματα, είναι εύκολο να αποσπάται η προσοχή σας όταν προσπαθείτε να είστε παραγωγικοί. Μια πολύ καλή μέθοδος μείωσης των περισπασμών είναι η δημιουργία μιας “λίστας απόσπασης προσοχής”.
Διατηρήστε αυτήν τη λίστα, είτε μέσω ενός Google Doc είτε σε ένα χαρτί και κρατήστε το κοντά σας ενώ εργάζεστε. Κάθε φορά που εμφανίζεται μια σκέψη που αποσπά την προσοχή σας, γράψτε την στη λίστα και επιστρέψτε στη δουλειά σας. Αυτή η τεχνική, αποτελεί ένα από τα μυστικά της τεχνικής Pomodoro και έχει αποδειχθεί ιδιαίτερα αποτελεσματική.
- Διαχωρίστε τις καθημερινές σας υποχρεώσεις σε μικρότερα κομμάτια
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι καθυστερούν, αλλά ένας από τους πιο σημαντικούς είναι ότι οι εργασίες που περιλαμβάνονται στη λίστα των υποχρεώσεων τους φαίνονται τεράστιες.
Μπορείτε να ξεκινήσετε χωρίζοντας τις μεγάλες σε φόρτο εργασίας υποχρεώσεις σας, σε μικρότερες εργασίες. Ορίστε μικρούς στόχους για κάθε εργασία.
- Κάνετε συχνά διαλείμματα
Κανένα άτομο δεν μπορεί να εστιάσει στην δουλειά του για οκτώ ώρες συνεχόμενα. Ανεξάρτητα από το πόσο αποτελεσματικές εργασιακές συνήθειες αποκτούμε, είναι αδύνατον να παραμείνουμε εστιασμένοι και προσεκτικοί στην δουλειά μας για ένα τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα.
Για τον λόγο αυτό τα διαλείμματα είναι ιδιαιτέρως σημαντικά όπως καταδυνκέινουν πολλές έρευνες καθώς καθιστά τους εργαζόμενους πιο παραγωγικούς. Τα μικρά διαλείμματα μπορούν να σας βοηθήσουν να αποφορτιστείτε και να συνεχίσετε την δουλειά σας με περισσότερη ενέργεια.
- Αποφύγετε την ασήμαντη επικοινωνία
Τα emails θεωρούνται συχνά ο μεγαλύτερος όγκος των καθημερινών εργασιών. Πολλοί άνθρωποι περνούν μεγάλο μέρος της ημέρας τους απαντώντας σε emails μόλις τα λαμβάνουν, ακόμα και αν δεν επείγουν.
Οι ιδιαίτερα παραγωγικοί άνθρωποι μειώνουν τον αριθμό των email που στέλνουν καθιστώντας κάθε email πιο σαφές. Αυτό μπορεί να σας οδηγήσει στο να ξοδέψετε περισσότερα λεπτά να γράψετε τα emails σας, ωστόσο τελικά μπορεί να σας εξοικονομήσει περισσότερο χρόνο στην συνέχεια.
- Ετοιμάστε ένα πλάνο για το όταν τα πράγματα πάνε λάθος
Οι πολύ παραγωγικοί άνθρωποι αναγνωρίζουν την “πλάνη σχεδιασμού”, το γεγονός δηλαδή ότι όλοι υποτιμούν πόσο χρόνο θα χρειαστούν για την ολοκλήρωση των καθημερινών τους εργασιών. Μια έρευνα σχετικά με την πλάνη σχεδιασμού δείχνει ότι πολλοί από τους λόγους αυτής της παραπλανητικής εκτίμησης είναι ότι ξεχνάμε να λαμβάνουμε υπόψη καθήκοντα ή ευθύνες που δεν μας έχουν ακόμα ανατεθεί και εμφανίζονται απροσδόκητα.
Όταν είστε έτοιμοι για απρόσμενους περισπασμούς και μέσω της δημιουργίας ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης, μπορείτε να προσαρμοστείτε γρηγορότερα όταν παρουσιάζονται απρόσμενα προβλήματα.
- Αποφύγετε την πολυεργασία (Multitasking)
Με τόσους πολλούς περισπασμούς στο περιβάλλον εργασίας μας, είναι δελεαστικό να πέσουμε στην παγίδα της πολυεργασίας. Η έρευνα για το multitasking είναι σαφής: οι άνθρωποι δεν είναι αποτελεσματικοί σε αυτή την πρακτική εργασίας.
Ο λόγος είναι ότι το “multitasking” είναι στην πραγματικότητα μια λανθασμένη πρακτική. Όταν προσπαθείτε να κάνετε πολλές δουλειές την ίδια ώρα, δεν κάνετε πραγματικά δύο ή περισσότερα πράγματα ταυτόχρονα, αλλά αλλάζετε γρήγορα την εστίασή σας μεταξύ δύο πραγμάτων με αποτέλεσμα να χάνετε την αποδοτικότητα σας.
Κάθε φορά που αλλάζετε, πρέπει να εστιάσετε ξανά στη νέα εργασία. Επειδή χρειάζονται λίγα λεπτά για να επιταχυνθεί μια εργασία, αυτά τα “έξοδα εναλλαγής” καθιστούν την πολλαπλή εργασία εξαιρετικά αναποτελεσματική.
- Επαναφορτίστε τον εαυτό σας
Οι πολύ παραγωγικοί άνθρωποι ξοδεύουν χρόνο στην επαναφόρτιση. Αυτό σημαίνει αρκετό ύπνο κάθε βράδυ, άσκηση και υγιεινή διατροφή.
Εάν δεν σκέφτεστε καθαρά ή έχετε πρόβλημα να εστιάσετε, ρίξτε μια ματιά στις προσωπικές σας συνήθειες. Βγείτε έξω και απολαύστε λίγη ηλιοφάνεια. Η φροντίδα της υγείας σας είναι ένα πολυσήμαντο μέρος της αποτελεσματικότητας σας στο περιβάλλον εργασίας.
- Γίνετε καλύτεροι στο να λέτε “όχι”
Νέα πρότζεκτ και ευκαιρίες εμφανίζονται συνεχώς. Είναι εύκολο να ενθουσιαστείτε από τις δυνατότητες και προοπτικές και στη συνέχεια να καταλήξετε σε πάρα πολλές δεσμεύσεις. Οι άνθρωποι που είναι πολύ αποδοτικοί είναι πραγματικά καλοί στο να λένε όχι. Έχοντας λιγότερα πράγματα να κάνετε, σημαίνει ότι ο χρόνος που έχετε να ξοδέψετε σε σημαντικά πράγματα θα είναι πιο παραγωγικός.
Πολύ συχνά οι άνθρωποι πιστεύουν ότι γίνονται πιο παραγωγικοί γεμίζοντας τη μέρα τους με όλο και περισσότερη δουλειά, αλλά αυτή η εργασία “χαμηλής αξίας” αφαιρεί ενέργεια και δημιουργικότητα που θα μπορούσε να οδηγήσει σε εργασία “υψηλής αξίας”.
- Χρησιμοποιήστε τον κανόνα 80/20
Ανακαλύφθηκε από τον Ιταλό οικονομολόγο Vilfredo Pareto, ο κανόνας 80/20 (που ονομάζεται επίσης η αρχή του Pareto) δηλώνει ότι, σε κάθε επιδίωξη, το 80% των αποτελεσμάτων θα προέλθει από το 20% των προσπαθειών.
Για να μεγιστοποιήσουν την αποδοτικότητα τους, οι ιδιαίτερα παραγωγικοί άνθρωποι προσδιορίζουν το σημαντικότερο 20% της δουλειάς τους. Στη συνέχεια, αναζητούν τρόπους για να μειώσουν το υπόλοιπο 80% του προγράμματος τους, για να βρουν περισσότερο χρόνο για τις πιο σημαντικές σε αξία εργασίες που έχουν να ολοκληρώσουν.
Εν τέλει…
Οι εξαιρετικά παραγωγικοί άνθρωποι μπορεί να φαίνονται σαν μάγοι ή ρομπότ. Ωστόσο, τις περισσότερες φορές, τα πιο αποτελεσματικά στην εργασία τους άτομα, κατάφεραν να βρουν τρόπους για να ξεπεράσουν την αναβλητικότητα και άλλες προκλήσεις στον χώρο εργασίας.
Οι έξυπνοι άνθρωποι ζητούν βοήθεια. Όταν ζητάτε βοήθεια αντί να προσπαθείτε να αντιμετωπίσετε κάτι μόνοι σας, εξοικονομείτε χρόνο (και απογοήτευση). Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πόσοι και ποιοι είναι οι πόροι σας και αποκτήστε τη συνήθεια να ζητάτε βοήθεια.
